Quel est le processus de stockage d'archives ?
Malgré la montée en puissance de la dématérialisation des documents, le stockage physique des archives reste indispensable pour de nombreuses entreprises, administrations et syndics. De nombreux documents papier, contrats, registres, pièces justificatives ou documents administratifs doivent encore être conservés sous leur forme originale pour répondre à des exigences légales, réglementaires ou probatoires. L’archivage physique permet ainsi de garantir la valeur probante, l’intégrité et la lisibilité des documents sur toute leur durée légale de conservation.
Organiser et sécuriser la conservation des documents papier
Le stockage d’archives physiques ne se limite pas à entreposer des boîtes dans un local. Il repose sur une organisation archivistique rigoureuse, intégrant un plan de classement, un calendrier de conservation et une gestion précise du cycle de vie du document.
Respect des durées de conservation et conformité réglementaire
Le stockage de documents physiques s’inscrit dans un cadre strict défini par le code du patrimoine, les normes AFNOR et les règles propres à chaque type de document. Factures, documents comptables, dossiers RH ou archives de copropriété doivent être conservés pendant des durées de conservation précises, parfois sur plusieurs décennies. Le non-respect de ces délais de conservation peut engager la responsabilité juridique de l’organisation.
Un bon système de stockage permet d’identifier clairement les documents devant être conservés, ceux arrivant en fin d’archivage, et ceux pouvant faire l’objet d’une destruction réglementée, via bordereau. Cette gestion maîtrisée facilite le travail des archivistes et sécurise l’ensemble du processus d’archivage papier.
Externalisation et solutions de stockage physique adaptées
Face au manque d’espace et aux contraintes internes, de nombreuses structures optent pour l’externalisation du stockage d’archives. Les documents sont alors entreposés dans des entrepôts sécurisés, véritables coffres-forts physiques, conçus pour la conservation des archives sur le long terme. Ces solutions de stockage offrent une capacité de stockage évolutive, un accès contrôlé et une manutention professionnelle des documents physiques.
Grâce à ces solutions d’archivage, les entreprises peuvent gérer leurs archives papier efficacement, libérer de l’espace dans leurs locaux et assurer la préservation des documents tout au long de leur vie administrative, en toute conformité et sécurité.
Expertise logistique et manutention des archives papier
En tant que professionnels du déménagement, nous intervenons directement sur la manutention, le transport et l’entreposage des archives papier. Nos équipes sont formées aux contraintes spécifiques des documents physiques, qu’il s’agisse d’archives d’entreprise, de dossiers administratifs ou de pièces justificatives à forte valeur probante. Chaque opération d’archivage physique est réalisée selon une procédure d’archivage sécurisée, garantissant l’intégrité des documents lors du conditionnement, du chargement et du transfert vers les espaces de stockage dédiés. Boîtes d’archives, conteneurs, rayonnages et armoires métalliques sont utilisés pour assurer un stockage en toute sécurité, sans rupture dans la chaîne de conservation.
Solutions de garde-meubles et stockage d’archives externalisé
Grâce à nos solutions de stockage et de garde-meubles, nous accompagnons les entreprises, syndics et administrations dans l’externalisation de leurs archives physiques. Nos entrepôts sécurisés offrent une capacité de stockage adaptée aux besoins d’archivage papier, avec un accès contrôlé et une gestion rigoureuse des délais de conservation. Cette approche permet de libérer de l’espace dans les locaux tout en assurant une conservation sécurisée des documents sur toute leur durée légale. En associant déménagement, archivage physique et stockage longue durée, nous proposons une solution complète pour gérer, stocker et conserver les archives de manière fiable, professionnelle et conforme aux exigences réglementaires.